ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO


A palavra tempo segundo o dicionário significa duração das coisas, período, época, sucessão de anos, dias, horas, momentos, que envolve para o homem a noção de presente, passado e futuro. A administração é a ação de governar, controlar com eficiência afim de adquirir resultados. Logo podemos dizer que administração de tempo em outras palavras é a ação de governar um período (de horas, de dias... ) com eficiência, tendo a finalidade de adquirir resultados, resultados de organização, de realização de tarefas.


Muitas pessoas não são organizadas com seu tempo simplesmente porque vivem uma espécie de desorganização interna. Parece que dentro de si está sempre acontecendo um furacão. Sempre tem muitas coisas para fazer em pouco tempo. Muitas não conseguem calcular quanto tempo vão precisar para realizar uma tarefa e não conseguem prever o tempo das tarefas seguintes. Isso é uma questão de matemática mesmo. Logo, estar atrasado, chegar atrasado, entregar um trabalho atrasado se torna uma característica constante naquela pessoa. Chamo a essa capacidade de calcular o tempo de organização temporal. Pessoas que estão sempre correndo com muitas atividades parecem não ter essa organização e demonstram estar sempre afobadas. Logo em seguida apresentam sempre muitas desculpas. A culpa é sempre de um fator externo, nunca delas. Outras chegam sempre no horário com uma aparência de calma e organização. Parece que para essas pessoas o tempo é algo muito fácil de dominar.


Vejo que no caso das pessoas que não tem essa organização temporal, precisam de muita sinceridade e realmente vontade de mudar. Muitas passam anos alimentando essa característica pensando internamente : - Ela que espere!!!! E essa nada mais é, do que uma forma de desrespeitar o tempo do outro. Se eu marco um encontro às 15 horas e só chego as 16 horas, eu me utilizei indevidamente do tempo dessa pessoa por 1 hora. Essa hora ela poderia estar lendo, vendo um filme, estudando, fazendo alguma coisa interessante, mas passou essa hora provavelmente em pé, me esperando no lugar combinado.



ALGUMAS CONSIDERAÇÕES IMPORTANTES SOBRE O TEMPO :



- Tempo é vida. Matéria prima básica da nossa atividade.
- Quem administra o tempo é Senhor do tempo. Exerce domínio sobre ele.
- Administrar o tempo é adquirir controle sobre a vida.
- É importante planejar as atividade com flexibilidade, fazendo correções sempre que necessário.
- Administração de Tempo é fazer oque é importante e prioritário.
- É ser Senhor do próprio tempo e não programá-lo nos mínimos detalhes.
- Administração de Tempo não se restringe apenas a sua vida profissional e sim a todos os "departamentos" de sua vida.
- Administração de Tempo é questão de querer ter tempo.
- Quem Administra o Tempo não vive numa corrida contra o relógio e geralmente produz mais.
- Quem não administra o tempo joga a sua vida fora e no caso do atraso pode jogar a do outro também.
- O tempo é um recurso perecível. Não volta mais.
- Não é possível aproveitar o tempo que foi perdido.
- Tempo é dinheiro.
- Ficar sem fazer nada, descansar, desenvolver hobbies também são tarefas importantes e necessárias na organização do seu tempo. Isso não é gastar o tempo indevidamente.



PRINCIPAIS EMPECILHOS NA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO



- Excesso de tarefas:
É importante passá-las por um filtro. Eliminar algumas e delegar outras. Não é só você que sabe fazer as coisas.


- Excesso de papéis :
Ter que ler papéis que não tem importância alguma, "empata" o tempo e não ajuda a encontrar os papéis verdadeiramente importantes em função do acumulo que fica.
Por vezes, no desejo de querer ser um bom profissional, o funcionário procura ler tudo e isso é desnecessário. É preciso filtrar as correspondências, artigos, revista, periódicos e outros papéis afim de ler apenas os que são verdadeiramente indispensáveis.


- Excesso de Interrupções :
Nesse caso é importante que a pessoa desenvolva a capacidade de dizer não. Falaremos sobre isso mais adiante.


- Excesso de Telefonemas :
Com o celular podemos verificar quem está ligando antes de começar a falar com a pessoa. Essa filtragem pode começar aí e atender somente as ligações necessárias. Uma secretária pode também ajudar nessa filtragem.


- Excesso de Reuniões :
Parece que fazer reuniões virou vício em muitas empresas. A tomada de decisões que muitas vezes pode ser feita por um grupo pequeno de pessoas acaba virando uma grande reunião por vezes até com "figurões" que não precisavam estar presente.


- Reuniões Sem Foco :
Uma pauta pode ajudar a manter o foco, porém alguma pessoas não desenvolvem a capacidade de falar sinteticamente. Precisam citar tudo com todos os detalhes e se tornam enfadonhas.


- Falta de Concentração :
Nesse caso muitas podem "voar" durante a reunião e quando voltam precisam que, discretamente, alguém explique oque foi ventilado durante a mesma.


- Ausência de Planejamento :
Essa ausência pode acabar fazendo com que itens desnecessários façam parte da reunião e itens necessários sejam esquecidos. O planejamento ajuda a memória a funcionar com eficiência.



FERRAMENTAS DA ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO


Lista Mestra :
Esta é uma lista em que são colocados os alvos a curto, médio e longo prazo. É uma lista em que são colocados objetivos de muitos meses e até anos.


Agenda :
É utilizada como uma forma de ajudar pessoas diariamente, enfocando tarefas e horários.


Lembretes :
Esses podem nos tirar de grandes dificuldades. Colaboram com nossa memória.



PROBLEMAS EMOCIONAIS RELACIONADOS A MAL ADMINISTRAÇÃO DE TEMPO :



- Dificuldade de dizer não :
As pessoas que apresentam essa dificuldade sofrem de um mal chamado Vaidade Pessoal. Querem alimentar a imagem de que são sempre bonzinhos e que podem resolver tudo. É bom rever se devem permanecer com essa posição de SuperMan. Se a pessoa alimentar essa dificuldade vai prejudicar sempre a si e favorecer o outro. Que tal fazer uma visitinha ao seu interior e perceber se realmente quer fazer aquela tarefa ? Caso não queira, você pode falar de uma forma educada a sua real opinião. Não será possível agradar a todos nessa vida.


- Complexo de Atlas :
Atlas é um personagem da mitologia grega que carrega o mundo nas costas. Excesso de responsabilidades. Todos os problemas dos outros ele pega para ele. Isso certamente vai gerar acumulos de funções e tarefas, podendo geram problemas na execução das mesmas dentro do prazo anteriormente apresentando. Dentro desta problemática também é detectada a Vaidade Pessoal : "Pode me dar que eu resolvo tudo".


- Procastinação :

Dentro da procastinação podemos detectar :


a) Falta de vontade de fazer : Nesse caso se a tarefa realmente precisa ser feita deve ser logo encarada como um remédio amargo : beba logo tudo de uma vez.


b) A ilusão de que não fazemos porque não temos tempo. Nos mantemos ocupados para não fazê-lo. Isso é auto-engano. Na realidade existe algum outro motivo atraz desse.


c) Pessoas com imagem de competência acreditam que não precisa demonstrá-la e por isso não fazem.


d) Perfeccionistas querem se qualificar primeiro para realizar a tarefa depois. Para o perfeccionista, tudo precisa ser conhecido com os mínimos detalhes para depois encarar de fato a tarefa. Nesses casos, a pessoa precisa aprender a lidar com sua insegurança. Nem sempre haverá tempo necessário para a realização desse curso ou especialização. Aprenda a confiar na sua capacidade de enfrentar desafios novos e acreditar que vai se empenhar para encontrar soluções durante a execução dos mesmos.


Para trabalhar contra a procastinação, é necessário exercer a honestidade conosco mesmos. Saber que lidar com aquilo que é desagradável vai fazer parte da vida de qualquer pessoa. Quem, no mundo, só lida com aquilo que gosta ? Enfrentar o desafio de fazer oque não conhece e que vai conhecer durante a realização. Encontrar alguma motivação naquilo que não é motivador (isso é sempre possível, nem que seja pensar no salário no final do mês), saber que depois que acabar a tarefa vai ficar livre de cobranças, podem ser alguns dos pensamentos em que a pessoa pode se prender para resolver de vez aquilo que não tem vontade de fazer.




Gisele Szymczak
Psicóloga Clínica
CRP 05-18850